美容皮膚科の電子カルテの乗り換えは大変？移行における注意点！
こんにちは。メディカルフォースマガジン編集部です。
電子カルテを導入・移行したいと思っていても、ハードルが高いと考えられる方は多いのではないでしょうか？
導入・移行後に上手くオペレーションを回せるか、クリニックの運用とマッチするか、そもそもデータの移行はできるのか、コストパフォーマンスは合うか、などたくさんの懸念があるのではないかと思います。
今回の記事は電子カルテ導入における「移行の大変さ」がテーマになります。
本記事を読むことによって、
- 電子カルテを移行するのに最適なタイミング
- 電子カルテの移行の負担を減らす方法
について知ることができます。
それでは参りましょう。
1. 電子カルテの切り替えを行う理由は何？
そもそも、なぜ他社電子カルテから移行する必要があるのでしょうか？
電子カルテを導入している開業医へのアンケート結果を基に見ていきましょう。
2019年度に実施した調査で「なぜ電子カルテを（他社から）切り替えたのか？」という質問がありました。
その結果、全体の約4割ほどを占めた最も多かった回答が「機能不足による不満」でした。
次点で、全体の約3割が「サポート不足」、25％が「ランニングコストの高さ」と回答されています。
※出典：日経メディカル開業ナビ「第8回 先生が電子カルテを切り替えた理由」
結果を見ると、使い勝手に直結する機能が足りているかどうかで切り替えを考える人が多いことがわかります。
サポートやランニングコストについては製品の運営会社のサービスレベルに依存しますが、機能と同じく重要性の高い観点になります。
機能が良いからといって、サポートが疎かであったり、毎月にかかるコストが高いと結局切り替えてしまうことになるので、移行の手間もかかってくるということですね。
本章で、どういう理由からそもそも電子カルテの切り替え・移行が起こるのかについて理解していただけたかと思います。
それでは次章で、実際に移行するとなるとベストなタイミングはいつなのか、具体的に説明してきます。
2. 電子カルテを導入・移行する適切なタイミングとは？
本章ではまず、電子カルテを導入、移行するのに適切なタイミングに紹介します。
クリニックの状況を大きく3つの「開業期」「拡大期」「改変期」に分け、それぞれのタイミングで電子カルテを導入、移行することについて解説していきたいと思います。
①開業期
電子カルテを導入するのにベストなタイミングは、いうまでもなく「開業期」です。
最も大きな理由は「前のデータがなく引継ぎ業務や紙カルテとの並行運用をする必要がない」という点です。
電子カルテの普及率は年々増加していますが、最初のタイミングから電子カルテの使用を決められているかどうかが、後の移行の問題になったときに負担を最小限にできるかどうかを左右します。
もちろん、最初に導入した電子カルテを使い続けられるのがベストですが、機能不足などによって切り替えで移行しなければならなくなった場合でも、最初から電子カルテを使っていればデータとして出力することができるため負担を軽減できます。
一方で、最初のタイミングで紙カルテから始めることを選択してしまうと、電子カルテに乗り換えるのは大変になります。
カルテはクリニック内でのみ扱うことを許されたものなので、カルテを電子化するにもクリニック内で移行作業を行わないと行けないためです。
紙カルテから電子カルテへの移行については、具体的には次章で紹介しますので、そちらをご覧ください。
②拡大期
移行する上で一番タイミングとして難しいのが、「拡大期」です。
具体的には、クリニック経営が軌道に乗ってきてオペレーションがそれなりに回っているタイミングです。
一方で、この「拡大期」はクリニック側としては電子カルテへの移行を強く望むタイミングでもあります。
移行とは、紙カルテから電子カルテへの移行するパータンと、既存の電子カルテを他の電子カルテに移行するパターンの2つあります。
まずは、紙カルテから電子カルテに移行する場合から説明します。
この場合については、何かしらクリニックを拡大していくタイミングになるかと思います。
具体的なタイミングとしては「オンライン診療の開始」「分院、増院」「集患マーケティングの開始」などになります。
これらの施策によって売上アップが見込めるため、電子カルテ導入にかかる初期費用や利用料の回収を考えると、コストパフォーマンスが高いと言えます。
また、例えば集患施策を行う場合、紙カルテで管理されていると顧客のリストアップからメールの配信まで、何もかも手作業になってしまいますが、CRM機能のある電子カルテの場合はこれらの業務が自動化できます。
現在電子カルテを使っていて、他の電子カルテに移行したいパターンの場合についても同様のことが言えます。
電子カルテの中には複数院の管理やCRM機能がないものもあるため、それらの施策を実施することができないのは院にとって機会損失になることを考えると、他社電子カルテへの乗り換えを検討するタイミングになるかと思います。
先述したように、紙カルテから電子カルテへの乗り換えは一定の労力が必要になります。
他社電子カルテの乗り換えについても、データ移行が1つのハードルとなるため、移行作業のサポートがしっかりしているかどうかも検討材料になるかもしれません。
ただし、移行することによって得られるメリットは大きいので、移行したい場合はまずは相談してみても良いでしょう。
③改変期
最後は「改変期」です。
具体的には、事業継承や改装のタイミングが該当します。
①の開業期と似ている点もありますが、経営体制が一新されるタイミングで紙カルテから電子カルテに移行するか、他の電子カルテに切り替えるのがベストです。
院の体制が新しくなるタイミングでは、現場オペレーションだけではなく経営戦略も変わります。
そのため、戦略上必要な施策やオペレーションの実施可否から逆算して電子カルテを検討される方が多い印象です。
その際には機能の充実度合いはもちろん、やはりデータ移行のサポートについても判断基準になりそうです。
medicalforceの電子カルテは、予約や在庫、会計と紐付き患者の管理を分断することなく一気通貫で行うことができます。
紙カルテからの移行、電子カルテからのサポートも行っているので、興味がある方はまずはお話だけでもできると幸いです。
3. 紙カルテから電子カルテに移行する際の注意点
先述したように、カルテの移行で最も負荷が大きいのが、紙カルテから電子カルテへの移行です。
紙のデータをシステムに取り込んでいくのが非常に手間のかかる作業になります。
この際の注意点としては、「一度に全てやろうとしない」ということです。
理想を言えば、一度に全てのデータを電子カルテに変更するのが良いです。
しかし、紙カルテのスキャンには膨大な時間がかかりますし、現場のオペレーションが慣れるまでの時間やコストを考えるとそれは不可能に近いです。
よくある運用方法としては、新規患者は電子カルテだけで管理するようにした上で、既存患者は徐々に電子に移行するパターンです。
これであれば現場の混乱を限りなく最小限にできるため、完全に切り替えるまでは電子カルテと紙カルテを併用して使っていくことをおすすめします。
4. すぐに移行せず、まずは試してみましょう
これまで、電子カルテの導入・移行について、ベストなタイミングや注意点を中心に解説を進めてきました。
検討時に必要な機能を考えることは比較的容易ですが、実際に導入するとなると現場で一度使ってみる必要があります。
どのような画面で操作できるのか、機能は本当に使いやすいものなのかなど、触ってみないとわからないことが多々あるはずです。
電子カルテ運営会社の中には無料デモを提供している会社もあるため、まずは問い合わせて画面を触ってみましょう。無料デモでは操作説明を実施してくれるため、まずは実際に操作してみることをお勧めします。
下記の記事ではおすすめの電子カルテを比較しているので、興味があればご参照ください。
上記の記事でも紹介していますが、medicalforceは、電子カルテはもちろん、予約管理やCRMや在庫管理などの院内業務を効率化できる機能も充実しています。
また、medicalforceでは無料デモを実施していますので、ぜひ一度、導入や移行を検討している場合はお問い合わせください。
